Ketika karyawan masuk dan keluar pada waktu biasa, mereka tidak memerlukan persetujuan apa pun. Namun, jika karyawan lupa untuk masuk atau keluar selama hari kerja, mereka dapat meminta koreksi pada catatan kehadiran mereka.

Permintaan koreksi ini memerlukan satu atau lebih persetujuan dari orang-orang di dalam organisasi. Alur persetujuan kehadiran menetapkan proses untuk permintaan ini.

Sebagai admin SeaTalk, Anda dapat menyesuaikan alur persetujuan organisasi Anda.

Harap diperhatikan: jika Anda tidak menyiapkan alur persetujuan, semua permintaan persetujuan kehadiran yang dikirimkan karyawan Anda akan disetujui secara otomatis.

Izin diperlukan

• Izin Persetujuan Kehadiran

Sebelum kamu memulai

• Rencanakan siapa yang perlu menyetujui permintaan koreksi kehadiran (misalnya, manajer langsung dan manajer tingkat berikutnya).

Akses alur persetujuan kehadiran Anda

• Di Pusat Admin SeaTalk, buka Aplikasi> Cuti & Kehadiran.
• Di panel kiri, klik Persetujuan Kehadiran.
• Jika Anda belum pernah membuat alur persetujuan, klik Penyiapan.
• Jika rantai persetujuan sudah ada, Anda dapat melihat alur persetujuan yang ada. Untuk melakukan perubahan, klik Setup di kanan atas.

Setelah Anda mengakses alur persetujuan kehadiran Anda, lihat dan edit alur persetujuan dan setelan lanjutannya.

Siapkan alur persetujuan Anda

Di tab Alur Persetujuan, lihat urutan persetujuan yang ada. Saat permintaan dibuat, itu dimulai dari atas dan melewati setiap langkah dalam aliran. Koreksi berlaku saat permintaan mencapai akhir aliran.

Ada dua jenis langkah:

• Pemberi persetujuan: menentukan karyawan yang memiliki kewenangan untuk menyetujui permintaan pada langkah tersebut.
• Kondisi: membedakan permintaan berdasarkan detail pekerjaan pelamar dan mengirimkannya ke langkah pemberi persetujuan yang sesuai.

Jika pemberi persetujuan pada langkah tertentu menyetujui permintaan, itu akan melanjutkan ke langkah berikutnya.

Jika pemberi persetujuan pada langkah tertentu menolak permintaan, itu akan keluar dari alur. Pemohon kemudian akan menerima pemberitahuan penolakan dan catatan kehadiran mereka tidak akan diperbaiki.

Setelah aliran persetujuan selesai, pelajari menyesuaikan pengaturan lanjutan di bagian selanjutnya.

Anda juga dapat menyimpan dan menerapkan rantai persetujuan Anda dengan mengklik Simpan di kanan atas. Jika Anda melakukan kesalahan dan ingin membalikkan semua perubahan, klik Batal di kanan atas.

Tambahkan atau edit langkah pemberi persetujuan

Saat permintaan tiba di langkah pemberi persetujuan, pemberi persetujuan untuk langkah tersebut akan diberi tahu untuk menyetujui koreksi kehadiran di pusat persetujuan mereka.

• Untuk menambahkan atau mengedit langkah pemberi persetujuan:
• Untuk menambahkan langkah, klik ikon + di tempat yang Anda inginkan, pilih Pemberi Persetujuan, dan klik langkah pemberi persetujuan yang baru dibuat. Untuk mengedit langkah yang ada, klik langkah pemberi persetujuan yang Anda inginkan.
• Di panel kanan, pilih salah satu peran berikut:
• Manajer Pelaporan: pilih agar hanya memiliki satu pemberi persetujuan pada langkah ini. Klik menu tarik-turun Pilih tingkat persetujuan dan pilih pengelola untuk menyetujui permintaan. Pelajari lebih lanjut tentang menyiapkan organisasi Anda dan pengelolanya.
• Reporting Line: pilih untuk memiliki serangkaian pemberi persetujuan di langkah ini. Klik menu tarik-turun Persetujuan naik dan pilih tingkat pengelolaan yang akan diminta untuk meminta persetujuan. Permintaan akan dikirim secara berurutan dari manajer terendah ke manajer tertinggi yang dipilih.
• Pimpinan Departemen: pilih agar pimpinan departemen menyetujui pada langkah ini. Kemudian, pilih Metode Persetujuan. Ini akan diterapkan ketika seorang karyawan menjadi bagian dari lebih dari satu departemen.
• Countersign: semua pemberi persetujuan harus menyetujui permintaan sebelum pindah ke langkah berikutnya. Jika salah satu pemberi persetujuan menolak permintaan, itu akan ditolak.
• Pre-empt: pemberi persetujuan pertama akan membuat keputusan. Jika mereka menyetujui permintaan tersebut, itu akan pindah ke langkah berikutnya. Jika tidak, itu akan ditolak. Permintaan akan dihapus dari semua pemberi persetujuan lainnya setelah ini terjadi.

• Daftar putih: pilih agar karyawan tertentu menyetujui permintaan pada langkah ini.
• Di bidang Tambahkan orang, cari dan pilih karyawan. Semua pemberi persetujuan ini akan diberi tahu pada saat yang sama. Setelah selesai, pilih Metode Persetujuan.
• Countersign: semua pemberi persetujuan harus menyetujui permintaan sebelum pindah ke langkah berikutnya. Jika salah satu pemberi persetujuan menolak permintaan, itu akan ditolak.
• Pre-empt: pemberi persetujuan pertama akan membuat keputusan. Jika mereka menyetujui permintaan tersebut, itu akan pindah ke langkah berikutnya. Jika tidak, itu akan ditolak. Permintaan akan dihapus dari semua pemberi persetujuan lainnya setelah ini terjadi.
• Untuk mengizinkan langkah tersebut dilewati jika tidak ada pemberi persetujuan yang sesuai, pilih Lewati langkah persetujuan.
• Klik Simpan. Pemberi persetujuan ini akan ditambahkan ke rantai.

Tambahkan atau edit langkah ketentuan

Langkah ketentuan membedakan pelamar menggunakan kriteria tertentu dan mengarahkan permintaan ke tahap selanjutnya yang sesuai.

Jika pemohon tidak memenuhi ketentuan Prioritas 1, permohonan tersebut akan diperiksa terhadap ketentuan selanjutnya dalam urutan prioritas, hingga mencapai ketentuan lainnya. Ketika pelamar memenuhi suatu kondisi, permintaan mereka akan diarahkan ke step down alur persetujuan. Untuk menambah atau mengedit langkah kondisi:

• Untuk menambahkan langkah kondisi baru, klik ikon + di tempat yang Anda inginkan dan pilih Kondisi. Dua kondisi akan dibuat dan semua langkah yang ada setelah ikon + akan dipindahkan ke bawah kondisi pertama. Klik kondisi yang menyatakan Klik untuk mengatur kondisi.
• Untuk mengedit langkah kondisi yang ada, klik langkah kondisi tertentu yang Anda inginkan.

Harap diperhatikan: Anda tidak dapat mengedit langkah kondisi yang menyatakan kondisi lain. Langkah kondisi ini diperlukan untuk semua permintaan yang tersisa oleh pelamar yang tidak memenuhi persyaratan yang ditetapkan.

• Di panel kanan:
• Pilih Lingkup Pelamar. Siapkan kondisi untuk permintaan untuk pindah ke langkah berikutnya berdasarkan informasi pemohon.
• Departemen: pilih departemen di mana karyawan perlu menjadi bagiannya untuk permintaan mereka agar dapat melewati langkah ketentuan ini. Untuk memilih sub-departemen, klik ikon> di sebelah departemen induk.
• Lokasi Kantor: pilih lokasi kantor tempat karyawan perlu ditempatkan untuk permintaan mereka untuk melewati langkah ketentuan ini.
• Perusahaan Penggajian: pilih perusahaan penggajian tempat karyawan ditugaskan untuk permintaan mereka untuk melewati langkah kondisi ini.
• Grup Kehadiran: pilih grup kerja yang karyawan perlukan untuk menjadi bagian dari permintaan mereka untuk melewati langkah kondisi ini.
• Untuk melihat karyawan yang sesuai dengan kriteria yang ditetapkan, klik Periksa Karyawan yang Dipilih.
• Jika Anda memiliki lebih dari dua ketentuan, Anda dapat memprioritaskan suatu ketentuan dengan mengklik drop-down Prioritas di kanan atas dan memilih prioritas. Permintaan akan diperiksa terlebih dahulu terhadap kondisi Prioritas 1, lalu kondisi Prioritas 2, dan seterusnya.
• Klik Simpan.
• Untuk menambahkan ketentuan lain, klik Tambahkan Ketentuan di atas ketentuan yang ada.

Hapus satu langkah

Anda dapat menghapus langkah pemberi persetujuan atau langkah ketentuan. Untuk menghapus langkah:

• Arahkan kursor ke langkah yang ingin Anda hapus.
• Klik ikon tempat sampah.
• Di kotak dialog, klik Hapus. Saat Anda menghapus langkah kondisi, semua langkah di bawah langkah kondisi yang dihapus juga akan dihapus.

Harap diperhatikan: Anda tidak dapat menghapus langkah kondisi yang menyatakan kondisi lain. Langkah kondisi ini diperlukan untuk semua permintaan yang tersisa oleh pelamar yang tidak memenuhi persyaratan yang ditetapkan.

Sesuaikan peraturan lanjutan

Di tab Pengaturan Lanjutan, sesuaikan kapan pemberi persetujuan tertentu akan dilewati dan jika permintaan memicu pemberitahuan email.

• Klik tab Pengaturan Lanjutan.
• Untuk segera mengirim pemberitahuan email ke alamat email pemberi persetujuan saat permintaan memerlukan persetujuan mereka, pilih Kirim email pengingat persetujuan ke email kerja pemberi persetujuan.
• Untuk melewati pemberi persetujuan jika mereka sudah menyetujui permintaan di langkah sebelumnya, pilih Lewati pemberi persetujuan berulang yang berturut-turut.
• Untuk melewati pemberi persetujuan jika mereka juga merupakan karyawan yang sama yang mengirim permintaan, pilih Lewati langkah persetujuan jika pemberi persetujuan sama dengan pelamar.

Setelah Anda selesai menyesuaikan setelan lanjutan dan menyiapkan rantai persetujuan, klik Simpan di kanan atas.

Jika Anda melakukan kesalahan dan ingin membalikkan semua perubahan, klik Batal di kanan atas.