SeaTalk lebih dari sekadar work messaging dengan menyediakan fitur SDM yang terintegrasi dalam dan alat produktivitas lainnya yang dirancang untuk bisnis. Artikel ini memberi Anda langkah-langkah mendetail tentang cara menyiapkan organisasi Anda di SeaTalk dan membantu staf Anda onboard!

Baru mengenal SeaTalk? Tonton video ini:

1: Buat akun SeaTalk Anda

Catatan: Lanjutkan ke Langkah 2 jika Anda sudah mendaftar akun SeaTalk menggunakan alamat email kantor atau nomor ponsel Anda.

Langkah:

1. Unduh dan instal aplikasi SeaTalk
2. Buka SeaTalk di ponsel Anda, masukkan alamat email kantor Anda dan ikuti langkah-langkah untuk mendaftar. Akun SeaTalk Anda akan menjadi admin super utama organisasi Anda

Anda juga dapat mendaftar SeaTalk menggunakan nomor ponsel Anda dengan OTP verifikasi yang dikirim melalui SMS.

2: Buat Organisasi Anda

Saat Anda membuat akun SeaTalk, Anda akan secara otomatis diminta untuk membuat organisasi di SeaTalk. Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk membuat organisasi Anda.

Catatan: Pengguna SeaTalk yang mendaftar dengan akun Facebook atau ID Apple saat ini tidak didukung untuk membuat organisasi di SeaTalk.

Langkah:

1.Klik Buat Organisasi

2. Masukkan nama bisnis Anda dan klik Next

3. Pilih lokasi bisnis Anda dan klik Next

4. Masukkan nomor kontak Anda (opsional, hanya berlaku untuk pengguna yang mendaftar email)

5. Klik Buat, organisasi Anda akan dibuat

6. Klik Enter SeaTalk untuk mulai menggunakan. Selamat!

Anda juga dapat membuat organisasi Anda di perangkat desktop Anda.

Catatan: Setelah organisasi dibuat, akun SeaTalk Anda akan menjadi admin super utama default. Anda dapat menambahkan admin lain nanti untuk membantu Anda mengelola organisasi Anda.

3: Masuk ke Pusat Admin SeaTalk

SeaTalk Admin Center adalah sistem backend bagi administrator untuk mengelola data organisasinya dan mengonfigurasi berbagai modul fungsi. Hanya administrator organisasi yang dapat masuk ke Pusat Admin.

Langkah:

1. Pergi ke Pusat Admin SeaTalk, Anda akan melihat kode QR

1. Buka Aplikasi SeaTalk Anda dan pastikan Anda telah masuk ke akun Anda
2. Klik tanda "+" di pojok kanan atas aplikasi
3. Klik Pindai Kode QR. Gunakan kamera ponsel Anda untuk memindai kode QR
4. Klik Masuk di halaman pop-up dari ponsel

4: Buat departemen

Setelah masuk ke Pusat Admin SeaTalk, hal pertama yang harus dilakukan adalah membuat departemen di SeaTalk dengan meniru pengaturan departemen Anda yang sebenarnya di organisasi Anda dan mulai mengelola karyawan Anda di SeaTalk.

Langkah:

1. Buka Pusat Admin SeaTalk - Organisasi
2. Klik pada ikon "+" untuk menambahkan departemen baru, masukkan informasi yang diperlukan pada halaman Tambah Departemen
3. Setelah mengonfirmasi semua bidang yang dimasukkan, klik Tambah untuk membuat departemen

• Anda juga dapat menambahkan sub-departemen dengan mengklik ikon "+" di sisi kanan departemen induk dan memasukkan informasi departemen yang diperlukan

5: Onboard karyawan ke organisasi Anda di SeaTalk

Setelah membuat departemen, saatnya mengajak semua orang bergabung dengan organisasi Anda. Anda memiliki 3 opsi untuk mendukung karyawan Anda.

Opsi 1: Impor karyawan melalui QR / Kode Organisasi

Sejauh ini cara tercepat dan termudah untuk mengajak karyawan Anda ke SeaTalk.

Catatan: Karyawan yang mendaftar SeaTalk menggunakan nomor ponsel hanya bisa onboard menggunakan metode ini.

Langkah:

1. Minta staf Anda untuk menginstal dan mendaftar SeaTalk menggunakan email kantor (lebih disukai) atau nomor ponsel
2. Temukan Kode QR Organisasi / Kode Organisasi Anda dari aplikasi SeaTalk Anda, melalui Saya - Kode QR Saya - Organisasi (kode QR juga dapat ditemukan di Pusat Admin SeaTalk di bawah Organisasi - Undang Karyawan)
3. Biarkan staf Anda memindai kode QR menggunakan aplikasi SeaTalk mereka dan mengisi formulir permintaan bergabung setelah memindai
4. Sebagai administrator organisasi Anda, Anda perlu masuk ke SeaTalk Admin Center untuk memeriksa dan menyetujui permintaan bergabung staf
5. Setelah Anda mendapat persetujuan, staf secara resmi bergabung, dan dia dapat menemukan organisasi tersebut di SeaTalk-nya

Opsi 2: Impor batch di Pusat Admin SeaTalk menggunakan template

Cocok jika Anda memiliki tim besar dan data staf sudah siap di tangan Anda, termasuk alamat email mereka.

Catatan: Hanya berlaku untuk karyawan yang mendaftar akun SeaTalk menggunakan alamat email kantor.

Langkah:

• Buka Pusat Admin SeaTalk - Organisasi
• Klik tombol Impor / Edit Batch di kanan atas halaman, lalu klik Impor

• Klik Download Template dari halaman Import New Employee

• Setelah template terisi dan siap untuk diunggah, telusuri atau jatuhkan file ke area yang ditentukan, lalu klik Impor untuk mulai mengunggah. Hasil unggahan akan ditampilkan
• Klik untuk mengunduh file ringkasan, buka file dan baca alasan kasus gagal. Perbaiki data dan format untuk kasus yang gagal, unggah lagi hingga semua karyawan berhasil diunggah

Catatan: Jika Anda mengaktifkan notifikasi Email untuk karyawan baru di bagian bawah halaman, SeaTalk akan secara otomatis mengirim undangan pendaftaran ke alamat email karyawan tersebut ketika berhasil diimpor.

Opsi 3: Tambahkan data karyawan satu per satu

Jika Anda memiliki tim kecil, Anda dapat memasukkan data karyawan Anda satu per satu di Pusat Admin SeaTalk.

Catatan: Hanya berlaku untuk karyawan yang mendaftar akun SeaTalk menggunakan alamat email kantor.

Langkah:

• Buka Pusat Admin SeaTalk - Organisasi
• Klik tombol Tambah Karyawan di kanan atas halaman
• Isi informasi karyawan di halaman Tambah Karyawan
• Klik Tambah untuk menyimpan karyawan atau klik Tambah & Berikutnya untuk menyimpan karyawan dan pada saat yang sama memulai halaman baru untuk menambahkan karyawan lain.

Catatan: Jika Anda mencentang kotak Kirim Undangan Email di kiri bawah halaman, SeaTalk akan secara otomatis mengirim undangan pendaftaran ke alamat email karyawan.

6: Konfigurasi modul HR

Ingin mulai menggunakan fungsi SDM yang kuat & bebas digunakan (Cuti, Klaim, Kehadiran) untuk mengelola tenaga kerja Anda? Ikuti petunjuk di bawah ini untuk membuat beberapa konfigurasi cepat!

Bagaimana cara mengonfigurasi Cuti?

SeaTalk sudah menyediakan kebijakan cuti default bagi organisasi untuk diterapkan secara langsung atau dimodifikasi berdasarkan itu.

Langkah:

• Tinjau & perbarui pengaturan liburan
• Tentukan & tetapkan kelompok kerja yang berbagi kalender kerja yang sama
• Tinjau & perbarui jenis & aturan cuti
• Tinjau & perbarui kebijakan cuti
• Tetapkan kebijakan cuti untuk setiap karyawan
• Konfigurasikan persetujuan Cuti

Ikuti panduan langkah demi langkah ini untuk menyelesaikan konfigurasi Cuti Anda.

Bagaimana cara mengkonfigurasi Kehadiran?

Mirip dengan Leave, Attendance juga mengharuskan admin membuat konfigurasi minimum untuk memungkinkan staf melakukan clock-in / out di seluler menggunakan SeaTalk.

Langkah:

• Tinjau & perbarui pengaturan liburan (lewati jika selesai di Cuti)
• Tentukan & tetapkan kelompok kerja yang berbagi kalender kerja yang sama (lewati jika selesai di Tinggalkan)
• Atur GPS / WiFi sebagai terminal kehadiran
• Tentukan shift kerja
• Konfigurasikan persetujuan Kehadiran

Ikuti panduan langkah demi langkah ini untuk menyelesaikan konfigurasi Kehadiran Anda.

Bagaimana cara mengkonfigurasi Klaim?

Admin dapat mengonfigurasi sistem Klaim di Pusat Admin SeaTalk untuk memungkinkan karyawan mengirimkan dan mengelola aktivitas klaim dengan benar.

Langkah:

1. Tetapkan mata uang & nilai tukar
2. Tentukan kategori klaim
3. Tentukan & tetapkan kebijakan klaim
4. Konfigurasikan persetujuan Klaim

Ikuti panduan langkah demi langkah ini untuk menyelesaikan konfigurasi Klaim Anda.

7: Tunjuk administrator

Terkadang Anda membutuhkan orang lain untuk membantu Anda mengelola organisasi, di SeaTalk Anda selalu dapat mendesain peran admin berdasarkan kebutuhan Anda sendiri dan mengelola administrator Anda dengan nyaman di Pusat Admin SeaTalk.