Konfigurasi sistem cuti di Pusat Admin SeaTalk bertujuan untuk memberikan kemudahan pada karyawan dalam organisasi untuk mengajukan cuti dan juga persetujuan cuti untuk para manajer. Panduan ini akan membantu anda untuk memahami pengaturan kalender kerja, tipe & peraturan cuti dan kebijakan cuti yang akan menemui kebutuhan perusahaan sehubungan dengan cuti.

Siapa yang dapat menggunakan fitur ini

• Admin Super
• Administrator dengan akses pengelolaan cuti

Tentukan hari libur  

*Anda dapat melewati langkah ini jika kalender anda sudah dibuat bersama dengan konfigurasi Kehadiran

Langkah - langkah :

1. Buka Pusat Admin SeaTalk - Cuti & Absensi - Kalender Kerja
2. Klik Pengaturan Hari Libur di bagian kiri halaman 
3. Klik Tambahkan Kalender Hari Libur dan berikan nama pada Kalender Hari Libur anda (contoh. Kalender Karyawan)
4. Setelah kalender tercipta, klik pada kalender untuk melihat halaman After the Kalender
5. Klik Tambah Hari Libur untuk secara manual mengatur hari libur pada kalender satu per satu, atau anda juga dapat klik Tambah dari Template untuk memilih hari libur yang di rekomendasikan oleh organisasi anda.

Catatan : Pengaturan hari libur tidak hanya dapat di tentukan untuk tahun yang sama, tapi juga sampai 10 tahun kedepannya.

Konfigurasi Kelompok Kerja

Kelompok kerja ditujukan agar karyawan dapat berbagi kalender kerja dan peraturan kehadiran yang sama (Jika fitur kehadiran juga digunakan/aktif)

Langkah - langkah :

1. Buka Pusat Admin SeaTalk - Aplikasi - Cuti & Absensi
2. Klik Kalender Kerja - Grup Kerja di bilah menu di sisi kiri
3. Klik tombol Add Work Group di sisi kanan
4. Masukkan Nama Grup Kerja, Kalender Liburan, pilih Mode Kehadiran dan Hari Kerja untuk grup kerja ini, lalu klik Simpan, Anda akan diarahkan ke halaman grup kerja
5. Klik tab Assigned Employees dan klik Assign Employee, pilih karyawan yang akan ditambahkan ke grup kerja

Catatan: Satu karyawan hanya dapat ditugaskan ke satu kelompok kerja. Anda dapat membuat beberapa kelompok kerja jika dibutuhkan.

Konfigurasi Tipe Cuti

Tetapkan tipe cuti yang tersedia dalam organisasi (seperti Cuti Tahunan, Cuti Sakit, Cuti Tidak Dibayar, dll) beserta hak dan peraturan permohonan yang relevan.

Langkah - langkah :

1. Buka Pusat Admin SeaTalk - Aplikasi - Cuti & Absensi
2. Klik Manajemen Cuti - Tipe & Peraturan Cuti di bagian kiri halaman
3. Klik tombol Tambahkan Peraturan Cuti yang ada di bagian kanan atas dan lengkapi informasi yang dibutuhkan untuk tipe & peraturan cuti tersebut (contoh. Cuti Tahunan)
4. Klik Tambah untuk menyimpan tipe cuti yang baru anda ciptakan
5. Ulangi langkah ini untuk menciptakan peraturan - peraturan cuti yang digunakan oleh organisasi anda
6. Anda dapat menciptakan beberapa peraturan cuti untuk tipe cuti yang sama dengan klik tombol Tambahkan peraturan cuti di bagian kanan atas halaman, atau dengan klik simbol "+" pada bagian kanan pada daftar tipe - tipe cuti

Konfigurasi Kebijakan Cuti

Ini merupakan pengabungan dari tipe dan peraturan cuti. Tipe dan peraturan cuti akan digabungkan menjadi sebuah "kebijakan" yang akan ditugaskan ke karyawan. Untuk dapat menggunakan fitur permohonan cuti melalui SeaTalk, karyawan wajib ditugaskan ke suatu kebijakan cuti agar dapat mengakses tipe dan peraturan cuti yang sudah ditetapkan untuknya melalui Kebijakan Cuti.

Langkah - langkah :

1. Buka Pusat Admin SeaTalk - Aplikasi - Cuti & Absensi
2. Klik pilihan Manajemen Cuti - Kebijakan Cuti di bagian kiri halaman
3. Klik tombol Tambahkan Kebijakan Cuti terletak di bagian kanan dan lengkapi informasi yang dibutuhkan
4. Klik Tambah untuk menyimpan kebijakan cuti 
5. Klik pada kebijakan cuti yang baru saja dibuat untuk masuk ke halaman konfigurasi
6. Klik Pilih Jenis dan Aturan Cuti, lalu pilih jenis & aturan cuti yang Anda inginkan untuk membentuk kebijakan cuti bagi organisasi Anda
7. Klik Simpan dan kebijakan cuti ini siap untuk ditugaskan pada karyawan
8. Klik Tab Karyawan yang Ditugaskan, lalu klik Tetapkan Karyawan untuk menetapkan kebijakan cuti kepada satu atau beberapa karyawan
9. Pilih karyawan di halaman Tetapkan Karyawan Untuk Kebijakan
10. Klik Tambah untuk menyelesaikan pemilihan karyawan
11. Karyawan yang belum ditugaskan akan disorot dibagian atas halaman Kebijakan Cuti.

Catatan: Satu karyawan hanya dapat ditugaskan ke satu kebijakan cuti.

Konfigurasi persetujuan cuti 

Sebuah pusat untuk menetapkan alur persetujuan dari Permohonan Cuti dan Permohonan Kredit cuti yang didasarkan satu peraturan.

Langkah - Langkah:

1. Buka Pusat Admin SeaTalk - Cuti & Absensi - Pengaturan Cuti
2. Klik Persetujuan Cuti pada bagian kiri halaman
3. Klik tombol Edit pada bagian kanan atas halaman untuk masuk ke halaman konfigurasi
4. Dibawah tab Arus Persetujuan, klik simbol "+" untuk menambahkan Kondisi atau Pemberi Izin untuk membangun bagan Arus Persetujuan anda
5. Klik Simpan setelah konfigurasi anda selesai

Anda juga dapat klik pada tab Pengaturan Lanjutan untuk mengakses pengaturan tambahan yang dapat memberi pilihan tambahan untuk peraturan persetujuan cuti anda.

Tetapkan preferensi

Selain pengaturan dasar di awal panduan ini, peraturan kalkulasi dan pengaturan lainnya tersedia di fungsi "preferensi"

Langkah - Langkah :

1. Buka Pusat Admin SeaTalk - Cuti & Absensi - Manajemen Cuti
2. Klik Preferensi pada bagian kiri halaman. Halaman ini akan menampilkan pengaturan preferensi anda saat ini, anda dapat klik pada ikon "?" untuk mengakses penjelasan dari setiap item. Pilih opsi yang sesuai untuk organisasi anda lalu klik Simpan 

Rangkuman cuti

Fungsi ini dapat mengizinkan user untuk melihat detil saldo cuti dan permohonan cuti karyawan. User (umumnya manajer HR dengan perizinan akses) akan dapat melakukan penyesuaian secara manual jika dibutuhkan.

Langkah - Langkah :

1. Buka Pusat Admin SeaTalk - Cuti & Absensi - Pengaturan Cuti
2. Klik Rangkuman Cuti pada bagian kiri halaman 

Dibawah tab Detail Saldo, anda dapat mengakses saldo cuti dari tiap karyawan per bulan, yang dapat di saring per Departmen, Perushaan payroll, Lokasi kantor dan Kebijakan Cuti. Dengan klik tombol Penyesuaian impor atau Impor Saldo pada bagian kanan atas halaman, anda dapat mengunggah data cuti tambahan menggunakan template yang disediakan oleh sistem kami.

Dibawah tab Permohonan cuti, anda dapat melihat histori permohonan cuti untuk periode tertentu, disaring per Departmen, Perushaan payroll, Lokasi kantor dan Kebijakan Cuti. Jika dibutuhkan, anda juga dapat mengekspor laporan permohonan cuti dalam format .xlsx

Dibawah tab Permohonan Cuti, anda dapat melihat permohonan credit untuk periode tertentu, disaring per Departmen, Perushaan payroll, Lokasi kantor dan Kebijakan Cuti. Jika dibutuhkan, anda juga dapat mengekspor laporan permohonan cuti dalam format .xlsx