Sebelum pengguna Anda dapat mengajukan klaim pengeluaran, sebagai admin SeaTalk, Anda perlu menyiapkan proses klaim termasuk:

• kategori yang dapat diklaim oleh karyawan;
• mata uang yang dapat mereka klaim;
• apa dan berapa banyak yang berhak mereka klaim; dan
• pemberi persetujuan untuk klaim.

Izin diperlukan

• Admin Super atau admin dengan semua izin Klaim

Sebelum kamu memulai

• Tentukan jenis klaim yang mungkin dibutuhkan organisasi Anda
• Tentukan mata uang yang digunakan organisasi Anda untuk operasinya
• Pahami batas maksimum yang Anda miliki untuk setiap jenis
• Jika karyawan Anda memiliki jenis klaim yang berbeda, aturlah ke dalam kelompok yang berbeda

1. Sesuaikan pengaturan dasar untuk laporan klaim

Untuk mengakses klaim dan menyiapkan setelan dasarnya:

• Di Pusat Admin SeaTalk, buka Aplikasi> Klaim.
• Saat Anda pertama kali masuk, siapkan setelan untuk laporan klaim.
• Pilih mata uang dasar dan tempat desimal yang digunakan dalam keuangan organisasi Anda. Setelah laporan klaim dibuat, ini tidak dapat diubah. Klik Next.
• Klik menu tarik-turun Setelan Pengiriman dan pilih rentang tanggal untuk klaim.
• Masukkan awalan untuk laporan dan nomor laporan pertama akan dimulai. Ini dapat membantu Anda melacak laporan klaim yang dibuat.
• Pilih versi vertikal atau laporan cetak versi horizontal. Anda dapat mengklik Sampel untuk melihat salah satu format.
• Klik Konfirmasi.

Untuk melakukan perubahan pada pengaturan ini, Anda dapat mengklik Pengaturan Dasar di panel kiri. Pelajari lebih lanjut tentang menyesuaikan pengaturan klaim.

2. Atur mata uang

Jika organisasi Anda hanya menggunakan satu mata uang, Anda tidak perlu menyiapkan mata uang.

Namun, jika organisasi Anda menggunakan lebih dari satu mata uang, pelajari cara menyiapkan mata uang lain dan nilai tukarnya.

3. Buat kategori klaim

Organisasi SeaTalk Anda dilengkapi dengan kategori klaim default:

• Perjalanan - Tiket Udara
• Perjalanan - Hotel
• Aset Tetap
• Team Building
• Biaya Medis
• Lainnya

Setiap kategori akan memiliki formulir standar yang meminta informasi tentang klaim pengeluaran. Karyawan akan mengisi formulir saat mereka mengajukan klaim biaya di bawah kategori tersebut.

Jika Anda membutuhkan lebih banyak kategori, Anda dapat membuat kategori klaim baru. Anda juga dapat mengedit kategori klaim yang ada agar sesuai dengan penggunaan organisasi Anda.

4. Tambahkan karyawan dan kategori untuk mengklaim kebijakan

Karyawan yang ditugaskan ke kebijakan klaim akan diizinkan untuk mengajukan klaim sesuai dengan jenis klaim kebijakan klaim.

Sebagai contoh:

• Staf penuh waktu biasanya ditugaskan untuk polis klaim yang memiliki jenis klaim perjalanan. Mereka dapat membuat klaim atas biaya perjalanan apa pun.
• Staf kontrak biasanya ditugaskan untuk kebijakan klaim yang tidak memiliki jenis klaim perjalanan. Mereka tidak akan dapat mengklaim biaya perjalanan apa pun.

Organisasi SeaTalk Anda dilengkapi dengan kebijakan klaim kosong default. Semua karyawan baru secara otomatis akan ditambahkan ke kebijakan klaim ini. Untuk mulai menggunakan kebijakan:

• Tambahkan kategori klaim ke kebijakan.
• Tetapkan karyawan yang berhak atas kategori klaim tersebut ke polis.

Pelajari lebih lanjut tentang menyiapkan kebijakan klaim.

5. Siapkan proses persetujuan untuk klaim

Jika Anda tidak menyiapkan proses persetujuan, klaim pengeluaran akan langsung masuk ke bagian Laporan Klaim untuk persetujuan admin SeaTalk.

Untuk menunjuk karyawan tertentu sebagai pemberi persetujuan, Anda dapat mengatur proses persetujuan. Setelah klaim mencapai akhir proses, mereka masih akan masuk ke bagian Laporan Klaim untuk admin SeaTalk untuk melakukan persetujuan akhir.

6. Setujui klaim

Setelah klaim menyelesaikan proses persetujuan, hanya admin SeaTalk dengan izin yang tepat yang dapat memberikan persetujuan akhir untuk klaim pengeluaran di bagian Persetujuan Klaim. Pelajari cara memberikan persetujuan akhir untuk klaim biaya yang dibuat.

Harap dicatat: penggantian saat ini tidak dapat dilakukan dalam SeaTalk. Manajer keuangan Anda harus mengembalikan uang tersebut kepada karyawan secara terpisah. SeaTalk membantu Anda melacak klaim yang diajukan oleh karyawan Anda.